会社のサーバ内のファイル検索高速化・効率化

あのファイルどこだっけ?

サーバーのファイルが見つからない

古いファイル、前任者が配置したファイル、職場異動、転職、サーバ統合、サーバに格納されているファイルは膨大であり、自分が必要なファイルを探す時には膨大な時間がかかる時があります。コロナ禍以外であれば、すぐ隣の人に気軽に聞けることもあるなかで、リモートワーク越しだとそれがしにくい、また会社内のネットワークと自宅内とでは応答スピードには大きな差があるときがあります。(これは回線の太さや、自宅から会社ネットワーク接続時にはVPNをはったりと遅くなる要素はたくさんあります)

この検索している時間はまったく無駄なものであり、「これかな?」と思ったファイルには異なる内容ばかりで、欲するそれではない。しかし、たしかに自分のほしいファイルがサーバーに格納されている、このことだけはわかっている時に、そのファイルをサーバーから探すのはとても疲れます。

【結論】鬼高速検索ファイルソフト「Everything」

管理人がこのアプリを推すには、以下3点です。

  • EXE単体でも動く(インストーラタイプもあるが)→導入が楽
  • とにかく早い、軽い、簡単
  • 【最重要】サーバー先(自分のPC以外)も検索対象とできる
  • 起動も楽
  • ファイルだけでなく、フォルダ名も探すことができる
  • 特定のファイルタイプ、フォルダだけ、などの絞り込み検索が容易
  • フリーソフト

どにかく面倒な手間なく、簡単に導入し、次の日からその効果を実感できます。難点は、

  • 主にWindowsのみ対象(具体的にはPCに接続されたNTFS形式とReFS形式のドライブ内にあるファイル。ツール機能の“ETPサーバー”機能を利用すれば、双方のPCで本ソフトを起動させておくことで、ネットワーク上のPC内にあるファイルを検索するといった使い方も可能)
  • フリーソフトの場合、会社によってインストールが制限されるケースあり

このツールは、インデックス型といいまして、自分のパソコン内はもとより、事前登録する操作PC以外のコンピューター、サーバーアドレス(例えば、Z:\xxxx)なども指定しておくことで、平行して、「目次」のような検索時に高速にファイルの所在を表示する情報をセッセと作成してくれる点です。もちろん、WindowsOSそのものにもそうした機能がついていますが、それとは比べ物にならないくらい早いものです。

とりわけ、会社サーバー(自分のPC以外)に格納されているファイルを検索する時にその威力を発揮します。仕事がつかっている全てのファイルが自分のPC内に保管されている方などはインストール不要かもしれませんが、便利な検索方法があるため、それでもお勧めしたいです。

イントールの方法

インストール用の実行ファイルの取得先について2種類紹介します。

本家作者HP:https://www.voidtools.com/

窓の社:https://forest.watch.impress.co.jp/library/software/everything/

インストラータイプと、EXEを好きな場所に配置して起動できる、Portableタイプがあります。窓の社ではインストーラタイプがあるので、よくわからない方は、日本語サイトの窓の社から取得してください。OSがWindows10を使っている方はほとんどの方が、64bitのケースが多いので、64Bit版をダウンロードしてください。

ZIPファイルを解凍し、インストーラの流れにそってインストールしてください。言語設定が求められた際は、日本語・Japaneseを選択してください。

起動してから設定、使用方法

Windowsメニュー、もしくはデスクトップアイコン、あるいは実行ファイル(EXEファイル)そのものをクリックします。

【超重要】検索対象の追加

私がこのツールをあたって、最も効果的な、いわゆるネットワーク越しのサーバーやパソコンのアドレスの所定のフォルダ・アドレスを指定します。

[ツール]-[オプション]をクリックします。

[ツール]-[オプション]をクリック

ツリーの[フォルダ]を選択し、[追加]をクリック

ツリーの[フォルダ]を選択し、[追加]をクリック

任意のネットワーク先を指定します。直接打ち込むこともできます。ネットワークのアイコンから逐次下って、フォルダを指定します。(操作PCはデフォルトで対象になっています。)入力してOKボタンを押します。

検索対象の追加

登録先サーバーやフォルダが複数ある場合は、「追加」ボタンをクリックして検索対象先を追加していきます。指定先は一番上のフォルダが理想です。その下のフォルダやファイルが全て対象になるからです。

更新タイミングなども指定できます。1日1回で私はやっています。

検索除外の追加

これは不要かもしれませんが、検索対象とは除外するフォルダも指定できます。明らかに検索対象(インデックス作成対象から除外)ではないフォルダを指定することができます。

ショートカットキー起動の設定追加

Everythingを常駐ブログラムになるので、使いたい時にすぐ起動することができるよう、ショートカット登録ができます。私はQUICKのQ+Alt同時押しですぐEverythingが起動できるようにしています。Everythingは検索ウインドウが複数開くので、1つの画面ではAというファイルを検索しつつ、別のウインドウではBというファイルを検索という方法が可能です。

検索の仕方

起動したら、上部のテキストボックスに探したいファイルやフォルダ名を入力します。

ファイルタイプ・フォルダタイプの選定

ファイルタイプなどを設定できます。例えば、ドキュメントは、Office系のファイルやPDF、普段我々がいわゆる仕事で使うファイルのみが検索対象になりますし、その他動画ファイルだけ、フォルダだけ、全部など色んな用途があります。できるだけ明らかに除外できるケースなどを絞り込んで検索するとより効率がよくなります。

覚えておくと便利な検索方法

AND検索(入力した複数のキーワードを含む)場合は、単語毎にスペースがあければOKです。その他OR検索(入力したキーワードのどちらか)などの入力方法、正規表現の入力も可能です。

その他、より詳細な検索方法を知りたい方は、ヘルプの「検索仕様」をクリックしてください。

最後に

ファイルを探す時間、開く時間などを極小にできるようにするためには、全てを記憶したり、ショートカットを作ったりすることだと思いますが、現実的にそのようなことができる方は一部の方だと思い明日。複数のキーワードで検索し、更新日時で新しいファイル順、もしくは古いファイル順に並び替えをしたり、ファイル容量で並び替えをしたりして、できるだけ必要とするファイルを短時間で探すことができることを願っています。

※並び替えは、検索後に、バーのところをクリックすると、順番がかわります。

「探しもの」時のロス時間、損失

大塚商会の調査によると、年間ビジネスマンは約150時間もの時間を「捜し物」「探しもの」に使っているようです。ほんとかなぁと思うところありますが、探しものは日々発生する方もいるでしょうし、年間積み重ねたらひっとしたらそのくらいいくかと思います。効率的な検索ツールを駆使して、皆さんのお仕事、もしくはご家庭のパソコン内のファイル探しが少しでも効率的になることを願っています。

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